为提高管理，对办公用品和办公设备维修的流程标准进行规范，既保证办公用品及时按需发放到位，又避免浪费，降低办公费用，特制定本规定。
1.物业部负责办公用品采购、发放，办公设备维修，硒鼓的管理。
2.适用范围：天津地区各部门（中心）。
3.办公用品发放流程及规定
3.1责任人：各部门助理为本部门办公用品领取责任人（如资产管控中心下属部门较多则可以自行推选办公用品领取责任人），其他人领取物业部不予发放。
3.2每月的10日-15日为办公用品发放日，责任人需要统计本部门本月办公用品的使用量，根据需要进行领取。
3.4办公用品分为消耗品及耐用品
3.4.1消耗品即一次性物品，如：水笔、铅笔、胶水、橡皮、胶带、各类笔芯、墨水、大头针、曲别针、印油、订书钉、笔记本、复写纸、信纸、标签、便条、橡皮擦、圆珠笔、签字笔、白板笔、修正液、修正带、打印纸、入库单、出库单、文件袋、档案袋、现金凭单、电池、皮筋等，每月领用一次，未按照规定时间领取的费用责任人自行承担。
3.4.2耐用品：鼠标、键盘、计算器、订书器、剪刀、文件筐等随时损坏随时领取。
3.5各部门所需日常办公文具由物业部统一计划购买，凡未经上级批准而私自采购的一律不予报销。
3.6每月15日物业部与财务部人员一起进行盘点，盘点核对后物业部提交财务部盘点表。
3.7物业仓库盘点盘亏范围为200元以下包括200元，单件盘亏不允许超出50元，如超出此标准所有损失由责任人承担。
3.8物业部对于各部门反映质量不好的物品及时更换，如更换不到位当事责任人成长10元/次。
3.9新员工入职后各责任人到物业部领取所需物品。
3.10员工离职时把办公用品上交至助理处，助理进行保管。
4.印刷品
4.1物业部负责联系印刷，印刷后各部门自行保管。
4.2如责任人保管不到位造成丢失或因表单出现问题造成的损失由责任人承担。
5.打印（复印）纸管理
5.1公司打印（复印）纸按照需求量进行分配。
5.2打印（复印纸）定额为日常使用数额，如遇公司行为（如公开竞聘材料的整理、员工培训讲义的印制、公司大规模文件的发放、车务验车手续的复印等），需大量使用打印（复印）纸的，打印纸不够用时由部门助理提出申请领导同意后物业部给予发放。
5.2为节约费用、降低成本，打印（复印）纸如果不影响效果、不涉及泄密的情况下，原则上要求双面使用。
5.3如果按定额不能满足日常工作需要，则可拟写呈报由相关部门审批，审批通过后物业部予以发放。
6.办公设备维修流程及标准
6.1物业部专员负责联系办公设备的维修工作，各部门提出需求后第一时间通知维修方，如因沟通不及时造成未及时维修的，记责任人初级成长一次。
6.2物业部专员负责建立办公设备维修保养台账，总裁办人员每月15日负责抽查（如遇节假日可以顺延），如未建立记责任人初级成长一次。
6.3物业部为各部门备用电脑（最多两台），保证电脑能正常使用，如不能正常使用影响工作的，记责任人初级成长一次。
6.4物业部负责与维修方商定办公设备的保养周期（保证在合理的保养时间内），硬件除尘每年一次（物业部登记），软件的保养（杀毒、垃圾软件的清理等）由当事人自行处理，保养前需与物业部相关责任人沟通协调保养时间，避免因沟通不到位造成设备不能正常运行，如当事人不允许保养出现的问题由当事人自行承担，若物业部保养不到位造成影响的，记相关责任人初级成长一次。
6.5各部门配置电脑人员需要每天把电脑内数据备份（财务部装金蝶软件人员除外），如出现电脑无法正常开启或经过检查是由于硬件问题的，可以使用物业部备用电脑，电脑维修结束后把电脑归还物业部，如使用中电脑产生费用由使用部门承担。
6.6财务部出纳人员需另外选择一台电脑安装日常所需的软件（银行），避免因电脑故障影响正常工作。
6.7物业部购买无线网卡作为备用（备用1个），保证卡内有费用，如网络出现问题不能上网时到物业部领取网卡，物业部需第一时间联系维修方进行解决，如因沟通不及时出现问题的，记相关责任人初级成长一次。
6.8公共场所设备维修保养责任人为物业部专员，与维修方沟通对公共场所设备（音响、投影仪、幕布、电脑、无线话筒等）每周进行保养维修，物业部负责记录，并检查设备是否能正常使用，如未进行检查或因保养不到位出现问题的，记相关责任人初级成长一次。
6.9各部门组织会议如需使用设备的，需提前一天与物业部人员一同对设备进行测试，出现问题第一时间进行维修，如未提前测试造成会议不能正常召开的，记相关责任人初级成长一次。
6.10如各部门使用设备（公共场所）时，若设备出现问题，需第一时间通知物业专员，如未通知且影响下一个活动（会议）的正常召开，相关责任人参照《会议管理办法》处理，如通知物业部专员且未解决的，相关责任人同样参照《会议管理办法》处理。
6.11维修结束后各部门需要在单据上签字确认（个人资产有使用人签字，如是公用资产部门主管签字），公共场所设备维修物业部签字。
6.12维修方每月20日进行结账，如单据未签字不予结账。
7.耗材（墨盒、打印机粉等）管理
7.1各部门打印机（复印机、传真机）指定专人负责，打印机出现问题应第一时间通知物业部专员（物业部需要与各部门沟通责任人签字确认），如责任人变更需要通知物业部。
7.2各部门打印机除使用的硒鼓外需要备用1个硒鼓，由责任人负责保管。
7.3物业部专员负责打印机硒鼓的备货，必须保证发放给各办公室打印机责任人2个硒鼓（包括安装在打印机里面的）。
7.4物业部专员负责定期（与维修方沟通时间）检查硒鼓是否需要加粉，且保证不因加粉不及时造成不能正常使用的情况，记相关责任人初级成长一次。
7.5加粉方负责硒鼓加粉次数的记录工作（每个硒鼓上面贴签记录加粉次数），根据硒鼓的型号确定加粉的次数，并根据正常加粉次数记录加粉次数，避免因超出正常加粉次数后产生费用且不能继续使用的情况发生。
7.6如加粉次数在正常次数内且打印效果不佳的，物业部与加粉方沟通，如是质量或零件问题及时维修。
7.7如打印机出现问题且不能第一时间维修好的，部门人员自行解决打印问题。
7.8维修后由打印机责任人签字确认。
7.9三号门硒鼓加粉需要拿到物业部进行加粉，物业部专员需保证三号门打印机硒鼓有备货，如无备货影响使用的，记相关责任人初级成长一次。
7.10维修方每月20日进行结账，如单据未签字不予结账。
7.11每月20日前物业部提供财务部维修明细。
